Я считаю, что только 4 минуты любого совещания действительно полезны. Вот как узнать, когда вы получили ценность совещаний.
Тик-так, тик-так… Все мы в какой-то момент были виноваты в том, что наблюдали за медленным ходом часов, когда сидели за очередном совещании , которое лучше было бы провести с помощью группового чата или электронной почты. Хотя мы часто зацикливаемся на «неудачных совещаниях», есть и те удивительные совещания, которые действительно оказали влияние — когда команда имела критически важное значение. Вдохновения , которые открыли успех, заключили важную сделку или совершили прорыв в налаживании отношений с начальником, сотрудником или клиентом. Именно эти мощные воздействия делают совещания такой важной частью нашей профессиональной жизни. Вопрос в том, как разорвать порочный круг неудачных совещаний, которые заставляют нас с ужасом ждать следующего и думать, когда же мы приступим к настоящей работе?
Я обнаружил, что почти в каждом совещании, независимо от его продолжительности, есть всего около четырех минут «золотой встречи» — моменты, когда все участники бурно реагируют на идею, а вовлеченность и обмен информацией находятся на самом высоком уровне. Если вы сможете воспользоваться этими моментами, вы сможете разблокировать свою команду и значительно ускорить достижение самых важных целей. Задача состоит в том, чтобы уметь определять и использовать эти моменты для максимального повышения вовлеченности и продуктивности между и во время будущих встреч.
Вот несколько советов по распознаванию — и использованию — «золотых моментов» на вашем следующем совещании:
Научитесь определять невербальные сигналы.
Логично, что самые прямые индикаторы внимания и вовлеченности людей исходят из их вербальных ответов — «отличная идея» и «расскажи мне больше» против «я не уверен, что это сработает» или «я не понимаю» — но люди общаются не только с помощью языка. Люди используют различные невербальные сигналы (как сознательно, так и бессознательно), чтобы выразить свою заинтересованность, часто передавая большую часть своего мнения невербально , чем вербально.
Когда участники собрания заинтересованы и вовлечены, их внимание полностью сосредоточено на выступающем и презентации. Даже если они молчат, они перестали писать смс, отправлять электронные письма или делать роботизированные заметки. Они присутствуют и внимательны, во многих случаях кивают или даже физически наклоняются к докладчику, чтобы продемонстрировать свою заинтересованность. Особенно важно следить за этими признаками при работе с удаленными сотрудниками, и именно поэтому так важно использовать решения для видеоконференций при проведении совещаний с удаленными членами команды. Хотя эти невербальные сигналы могут отличаться от человека к человеку, они являются мощными признаками того, что вы нашли золото встречи, и первым признаком того, что тема обсуждения имеет реальную ценность для ваших сотрудников и бизнеса.
Поделитесь личным мнением и опытом.
Когда несколько участников совещания высказывают свое мнение или добавляют свои соображения из собственного опыта (особенно те, кто обычно остается более сдержанным во время совещаний), это еще один признак того, что вы затронули важную тему. Когда люди увлечены темой обсуждения, они гораздо более склонны высказывать свои индивидуальные мысли и мнения — а большее количество источников информации дает больше возможностей для сбора ценной информации.
Хотя общий энтузиазм и участие часто являются показателями «золотого» собрания, ответственность за определение основной причины лежит на докладчике. Для этого есть две причины: во-первых, лучше понять тему или стиль презентации, вызвавший такой энтузиазм, чтобы применить эти знания на будущих встречах, а во-вторых, объективно определить, заслуживает ли тема дальнейшего обсуждения. Например, является ли эта тема тем, что приносит пользу бизнесу и действительно волнует сотрудников, или же участие мотивируется внешними факторами, такими как присутствие руководителя компании? В первом случае можно обнаружить настоящее золото собрания, в то время как второе можно отбросить как «золото дурака».
Добывайте золото.
Нащупав жилу, вы должны быть уверены, что сможете извлечь из нее выгоду. Не позволяйте возможности пройти мимо вас.
Два ключевых совета, которые помогут вам извлечь максимальную пользу из этих ключевых моментов:
Привлеките аудиторию. Когда вы видите признаки золотой встречи, это идеальное время для привлечения аудитории, особенно тех, кто часто молчит. Ищите тех, кто склоняется и участвует в разговоре, и обязательно интересуйтесь их точкой зрения и мнением.
Будьте готовы отказаться от повестки дня. Как ведущие встреч, мы часто имеем список тем, которые нам «необходимо» рассмотреть. Поскольку вдохновение может быть мимолетным, мы должны быть готовы отложить повестку дня в сторону и потратить время, чтобы воспользоваться ключевыми моментами. Перенесите что-то на следующую неделю, сократите более поздний пункт, но не уменьшайте влияние этих моментов, будучи рабски привязанным к повестке дня.
Понимание действий и немедленных последующих шагов.
Последний совет по максимизации ценности золотого запаса вашего собрания — это запечатлеть его таким образом, чтобы оно имело эффект далеко за пределами самого собрания. Вдохновение может быть мимолетным. Убедитесь, что вы запечатлели важные заметки, важные слайды и важные дальнейшие шаги, чтобы команда могла воспользоваться этим моментом и сделать его таким, который останется на всю жизнь.
Фиксируя эти моменты, вы можете устранить один из ключевых источников разочарования от совещаний — то, что они, кажется, заканчиваются без цели, действий или направления. В таких случаях сотрудники просто выполняют свои обязанности, проводя совещание потому, что этого требует рабочее место, а не потому, что оно имеет реальную ценность.
Я обнаружил, что в моменты «золотых» встреч участники могут быстро и четко определить свои ближайшие действия после обсуждения. Эти действия могут быть перечислены докладчиком или любым другим участником совещания, но в каждом случае есть четкое понимание и консенсус относительно результата и действий, которые каждый должен предпринять для достижения этой цели. Ключевым моментом является дисциплина, позволяющая быть конкретным в эти моменты, заставить людей определить конкретные действия, которые необходимы, определить и поручить конкретным исполнителям, а также четко определить сроки их выполнения.
Совещания могут быть долгими, неэффективными и часто #couldhavebeenanemail — но они никуда не денутся. Если все сделано правильно, они являются невероятно ценным способом построения отношений, обмена идеями и продвижения бизнеса. Вооружив сотрудников знаниями, позволяющими лучше определять золотые минуты на их встречах, мы сможем обеспечить наиболее эффективные результаты этих встреч и, в свою очередь, применить эти знания для формирования более эффективных, увлекательных и даже более приятных взаимодействий в будущем.
