Как синхронизировать работу команды в разных часовых поясах
За последние несколько десятилетий мир становится все более глобализированным; благодаря постоянному развитию и совершенствованию современных технологий наши международные связи стали сильнее, чем когда-либо. Чтобы не отстать от расширяющегося глобального рынка, компании начали размещать свои офисы по всему миру. Некоторые корпорации имеют несколько международных офисов.
Независимо от того, к какой категории относится ваша компания, ведение бизнеса в разных часовых поясах может быть особенно сложным. Применяя следующие методы, компании могут надежно контролировать международную коммуникацию и поддерживать ее на должном уровне.
Установите основные правила.
Согласно закону Мерфи, все, что может пойти не так, пойдет не так. Хотя сейчас все может быть «как обычно», все равно важно подготовиться к худшему. Если в офисе за границей возникнет проблема посреди ночи, к кому должна обратиться команда? Изложите цепочку командования вашего бизнеса и сделайте ее доступной для всех в каждом офисе. Если кто-то не может вовремя выполнить заказ на поставку продукции, а его контактное лицо за океаном спит во время чрезвычайной ситуации, сотрудник должен знать, кто еще проснется и будет готов помочь.
Установление «домашнего» часового пояса — такого, к которому все знают, что нужно синхронизироваться — может быть полезной стратегией для некоторых компаний. Например, если в интранете компании происходит обновление, вы можете легко указать в уведомлении по электронной почте, что оно произойдет в 16:00 по местному времени. Сотрудники могут быстро определить, что это означает для их офиса, и продолжать работу без заминок.
Знайте, когда стоит проводить видеочат, а когда нет.
Во время конференц-звонков рано утром или поздно вечером люди легко перестают обращать внимание на происходящее. Видеочат позволяет общаться более лично и делает сосредоточение на содержании совещания более естественным для всех участников. Кроме того, сотрудникам полезно иметь возможность назвать имя и лицо, особенно если их партнеры работают на другом конце страны или даже земного шара.
Хотя видеочат — это фантастический инструмент, важно также учитывать, когда видеочат является не хорошая идея. Если вы допустили ошибку в своем проекте, но вам нужна помощь из офиса с семичасовой разницей во времени по сравнению с вашим собственным, старайтесь избегать визуальных конференций. Тот, кого только что разбудил звонок на работу в пять утра, вероятно. не не хочет, чтобы вы видели его или ее голову в постели. Это может быть справедливо и для регулярно запланированных встреч и звонков; те, кто проводит эти мероприятия из дома, могут быть благодарны за то, что им не нужно заканчивать утреннюю рутину перед звонком. Установите правила общения в видеочате, с которыми члены вашей команды будут чувствовать себя комфортно.
Расписание, расписание, расписание.
Согласно Harvard Business Review, Последовательные встречи гораздо важнее для глобальных команд, чем для групп, расположенных в одном месте. «Постоянные встречи, на которых люди могут общаться как формальными, так и неформальными способами, очень важны для укрепления сплоченности команды».
В то время как вы можете рассказать соседу по парте о рождении ребенка или помолвке сестры, коллеги, работающие в разных странах, могут упустить эти важные моменты. Неформальные связи позволяют международным коллегам воспринимать друг друга как людей, а не как роботизированные электронные письма на экране. Такие встречи также позволяют официально обсудить проекты, проблемы и другие события в офисе. То, что офисы компании разделены географически, не означает, что они должны быть разделены ментально.
При определенном стратегическом планировании группы могут планировать онлайн-встречи, которые подходят для офисов в разных часовых поясах. Такие встречи не обязательно проводить каждый день (согласовать все эти графики может быть непросто), но раз в неделю или две они позволят всем быть на одной волне.
Встречайтесь лично.
Один из лучших способов сократить разрыв между двумя офисами — это пересечь его. Если есть возможность, пусть некоторые из ваших сотрудников время от времени встречаются лично, особенно если их должности регулярно зависят друг от друга на расстоянии. Если сотрудники одного офиса посетили вас в прошлом месяце, поговорите со своим руководителем о посещении их офиса. Это не подойдет для каждого офиса или команды, но встречи в реальной жизни могут быть полезны при работе с крупными, более важными проектами, и снижают риск недопонимания по электронной почте, телефону или сообщениям.
Оказывайте поддержку.
Как и в случае с командой, работающей в одном месте, команда, работающая в разных странах или за рубежом, должна поддерживать друг друга. Во время плановых встреч убедитесь, что каждый справляется со своей рабочей нагрузкой без излишнего напряжения. Если кажется, что существует дисбаланс проектов, как вы можете скорректировать его, чтобы упростить работу? Возможно, сейчас самое время отправить некоторых сотрудников за границу, чтобы обеспечить дополнительные руки помощи.
Найдите подходящие инструменты.
Видеочат — это лишь один из способов поддержания связи между членами вашей команды. Инвестируйте в программное обеспечение для управления проектами (Basecamp, Jirra), инструменты чата, такие как Slack, и все остальное, что вы можете найти для управления общением и проектами. В конце концов, если связь прервется, ваша команда не сможет выполнить поставленные задачи.
