Как выстроить бизнес-процессы? Краткий экскурс в эффективный менеджмент

Как выстроить бизнес-процессы? Краткий экскурс в эффективный менеджмент

Согласно данным GEM, полученным в процессе независимого международного исследования, российский бизнес находится на начальной ступени развития. Численность предпринимателей в стране в несколько раз ниже, чем в государствах-членах БРИКС. Активность в коммерческом секторе не превышает 5,75%, в то время как в Китае 14% населения занимается самостоятельной экономической деятельностью. В чем причина такого явления?

Эксперты полагают, что виной всему невысокий уровень финансовой и правовой грамотности граждан. Предприниматели попросту не владеют навыками построения эффективного бизнеса. Успешные представители сегмента руководствуются преимущественно интуицией и логикой. Прогрессивные методики используются лишь единицами.

Просто о сложном

Одним из ключевых условий успешной реализации коммерческого проекта специалисты считают построение процессно-ориентированной системы. Под этим термином квалифицированные менеджеры понимают всю совокупность мероприятий, ориентированных на достижение поставленной предпринимателем цели. Весь комплекс можно разбить на три большие группы:

  1. Базис

Основными признаются хозяйственные операции, в ходе которых создаются товарно-материальные ценности, формируются денежные потоки или возникают имущественные права. К таковым относят:

  • закупку и доставку сырья;
  • выпуск продукции, оказание услуг или производство работ;
  • организацию продаж, включая маркетинговые мероприятия.

Эти процессы служат своеобразным фундаментом, поэтому при их построении следует проводить самый тщательный анализ. В частности бизнесмену потребуется разработать технологические карты, решить вопросы логистики, провести ряд исследований рынка.

  1. Производные процессы

К этой подгруппе относят мероприятия, направленные на обеспечение бесперебойной и законной работы всего предприятия. Они не направлены на получение дополнительной прибыли. В качестве примера следует привести:

  • бухгалтерское, секретарское и юридическое обслуживание;
  • работу кадровой службы;
  • техническое и программное обеспечение.

Суть деятельности заключается в решении косвенных задач, непосредственно связанных с коммерческой деятельностью.

  1. Менеджмент

По мнению экспертов, эта часть единой системы бизнес-процессов является самой важной. Комплекс включает стратегическое планирование, проведение анализа эффективности избранной линии поведения на рынке, решение административных вопросов, постановку задач, контроль и многое другое.

Таким образом, разработка эффективной процессно-ориентированной модели предполагает работу над тремя блоками, каждый из которых включает десятки направлений. При этом потребуется учитывать отраслевую специфику, особенности выбранной организационной формы компании, а также объем привлеченных инвестиций.

Данные глобального мониторинга предпринимательства GEM

Данные глобального мониторинга предпринимательства GEM

Как заставить систему работать? Управление бизнес-процессами

В практике довольно часто встречаются ситуации, когда разработанная модель не приносит ожидаемых результатов. Причиной такой неудачи, как правило, становятся ошибки, допущенные в процессе аналитического исследования. Неэффективными признаются и попытки внедрения типовых макетов.

Как провести анализ?

Начальным этапом разработки любой бизнес-модели становится исследование. Его проводят по каждому направлению, заполняя своеобразные чек-листы.

Так, например, подготовка материалов по направлению «Бухгалтерское сопровождение» будет включать оценку:

  • оптимального налогового режима для избранного типа деятельности;
  • наиболее эффективных систем учета;
  • прогрессивных моделей обращения товарно-материальных ценностей;
  • подходящего способа оплаты труда наемного персонала;
  • безопасных алгоритмов расчетов с контрагентами;
  • порядка организации проверок (инвентаризаций, ревизий);
  • особенностей координации финансовых потоков;
  • проектов учетной политики и прочих документов;
  • необходимости внедрения систем материальной ответственности работников и многое другое.

Сбор данных по блоку «Логистика» основывается:

  • на оценке существующих в отрасли систем приемки и отпуска материальных ценностей;
  • на поиске надежных транспортных компаний или проработке собственной структуры АТЦ;
  • на расчете оптимальных маршрутов движения;
  • на результатах анализа различных алгоритмов складского учета;
  • на итогах исследования современных методик хранения имущества, построения взаимосвязей, обмена информацией и документами.

Итогом такой оценки становятся данные для разработки моделей, адаптированных к конкретным условиям.

Важно понимать, что каждое направление требует серьезной проработки с привлечением квалифицированных специалистов. Лишь в этом случае можно говорить о получении объективной, полной и достоверной информации.

Приступаем к моделированию

Одной из самых серьезных ошибок российских предпринимателей является внедрение типовой структуры управления бизнес-процессами. Полное копирование чужого, пусть и успешного, опыта приводит к ограничению потенциала фирмы. Для обеспечения надежности и эффективности предприниматели должны адаптировать систему к конкретным условиям осуществления деятельности. Оптимальным же вариантом будет самостоятельное выстраивание структуры.

Стандартный пример моделирования бизнес-процесса

Стандартный пример моделирования бизнес-процесса

Основными задачами на этом этапе являются:

  • точное обозначение результата бизнес-процесса;
  • оценка значения конкретной операции во всей деятельности предприятия;
  • определение набора действий (инструкции, регламенты, технологии);
  • четкое разграничение ответственности и постановка задач перед специалистами;
  • обозначение используемых ресурсов;
  • проработка систем коммуникации;
  • работа над схемой движения документов;
  • оценка возможностей к оптимизации и повышения эффективности;
  • решение вопросов автоматизации.

Техническая сторона моделирования бизнес-процессов предполагает решение вопросов об участниках, конечном результате, используемых инструментах, обеспечении контроля. Итоги работы специалиста отражаются в блок-схемах по каждому направлению.

В конечном счете, руководителями должны быть сформированы:

  1. Общая карта

Каждый отдельный бизнес-процесс изображается в форме абстрактного звена, что позволяет отобразить общую картину взаимосвязей. Такая схема показывает зависимость одного структурного элемента системы от другого, значение работы подразделений. Кроме того, здесь описываются документы, составляемые на предприятии. Анализируя карту, руководитель может проводить оптимизацию, заменять отдельные секторы или дополнять модель новыми ветвями.

Блок-схема 1

Блок-схема 1 "Работа с потенциальным клиентом"
  1. Ролевая диаграмма

Суть этого документа сводится к отражению иерархии должностей компании. На диаграмме отражается соподчинение, взаимосвязи специалистов, распределяется объем ответственности. Оценка системы дает возможность провести ротацию штата, оптимизировать численность сотрудников, исключить дублирование полномочий и споры о компетенции.

  1. Фактическая модель

Ее разрабатывают для уже функционирующих предприятий с целью поиска источников проблем. Оценка действительной системы бизнес-процессов позволяет находить эффективные варианты оптимизации и преодолевать трудности с минимальными затратами. Как правило, модель включает общие и детализированные описания. Рассмотрение системы на различных уровнях необходимо для принятия обоснованных решений.

Пример диаграммы Ганта

Пример диаграммы Ганта при моделировании бизнес-процессов

В завершение отметим, что методик моделирования и управления бизнес-процессами сегодня довольно много. Их применение должно учитывать специфику организации. На начальной стадии развития коммерческой фирмы актуальной окажется работа с обычными блок-схемами и инструкциями. Это позволит быстро найти оптимальный вариант и сократить издержки на процедуры. Модернизация систем на крупных предприятиях потребует созыва экспертной группы и проведения масштабного анализа.

Автор статьи: Гордеева Елена Александровна

ДОБАВИТЬ СВОЙ КОММЕНТАРИЙ