Рекомендательные письма нужно писать грамотно

Рекомендательные письма нужно писать грамотно

Если Вашу должность можно отнести к категории руководящих, тогда рано или поздно кто-то из сотрудников обратится к Вам с просьбой о написании рекомендательного письма.

Рекомендательное письмо, равно как и резюме, имеет свой шаблон, который необходимо выдержать, дабы не выглядеть безграмотным и не подпортить репутацию Вашей компании. Если Вы не знакомы с данным шаблоном, то тогда ознакомьтесь с данной статьей или дайте задание своему бухгалтеру или секретарю.

В этом небольшом материале Вы найдете несколько советов о том, что именно должно быть описано в рекомендательном письме и что обязательно нужно учесть.

Какую рекомендацию можно назвать хорошей?

По сути, рекомендательное письмо это - не только правильно подобранные слова о сотруднике, раскрывающие его характер, опыт, достижения, но и письменное подтверждение Вашего профессионализма. Вы, как профессионал должны трезво оценивать сильные и слабые стороны сотрудника, и помнить, что эта рекомендация может изменить его судьбу, как в лучшую, так и в худшую сторону. Помните, что будущее начальство, прежде всего, интересует степень надежности, честности, ответственности, энтузиазма, умственных способностей и желания расти и развиваться, присущие данному сотруднику. Однако, Ваша оценка действительно должна быть объективной, иначе Вы подставите под удар и свою собственную репутацию, и репутацию Вашей компании. Не следует чрезмерно хвалить или же ругать сотрудника. Но Вы можете попасть в ситуацию, когда на самом деле не можете объективно оценить достоинства сотрудника, потому что не очень хорошо знаете его, или же не очень часто сталкивались с ним по работе. В таком случае лучше попросить написать это рекомендательное письмо человека, который или знаком с этим сотрудником лучше, или является непосредственным руководителем. Но если в общих чертах Вам известно, что этот сотрудник обладает отличными качествами, и Вам хочется помочь ему, просто пригласите его для короткой беседы, в ходе которой сможете задать все необходимые вопросы для уточнения. Также можете поинтересоваться о его дальнейших карьерных планах, что тоже поможет Вам при составлении рекомендательного письма.

Так как рекомендательное письмо не только характеризует сотрудника, но и Вас, и Вашу компанию, то к его написанию, естественно, следует подойти со всей ответственностью. Совершенно понятно, что написать его следует не от руки и не впопыхах. Лучше всего выделите немного времени для того, чтобы собраться с мыслями и спокойно написать рекомендацию.

С чего же начать писать рекомендательное письмо?

Начать следует со списка, который поможет при написании избежать размытых, неконкретных фраз. Ведь суть рекомендательного письма - предоставление дополнительной информации, создание общего портрета сотрудника: его профессиональные и личные качества, опыт работы, потенциал, навыки, а также сильные и слабые стороны. Если же Вы затрудняетесь с написанием рекомендации как таковой, составьте прежде список ключевых слов и фраз, которые относятся к данному соискателю, которые можно распределить по таким категориям:

  1. Профессиональные навыки сотрудника - насколько компетентным является он в данной сфере, качественно и в срок ли выполнял свою работу, насколько быстро и конструктивно принимает необходимые решения?
  2. Характеристики личности сотрудника - обладает ли он аналитическим складом ума, насколько он коммуникабелен, устойчив к стрессам, является лидером или ведомым?
  3. Достижения и успехи соискателя - вспомните самые значительные из них.
  4. Слабые стороны - что именно необходимо развивать сотруднику в себе, чтобы достичь определенных высот в карьере, и умеет ли он из своих прошлых ошибок извлекать уроки?
  5. Оцените его потенциал - чего может достичь в своей карьере этот сотрудник?

Структура написания рекомендательного письма - вступление, основная часть и заключение

Итак, вступление. Следует начать с определения того, в каком качестве и как долго Вы знаете этого сотрудника, а также в течение какого времени он работал в Вашей компании. Опишите все, что входило в круг его обязанностей, а также все разработанные и осуществленные проекты сотрудника, которому понадобилась данная рекомендация. Здесь можно мимоходом упомянуть и о самой компании, и сфере ее деятельности. Далее - итоговое предложение, в котором можно высказать предварительное общее мнение о сотруднике, которого Вы рекомендуете.

Переходим к основной части, в которой Вы непосредственно и даете более подробную характеристику соискателя с профессиональной стороны. Здесь Вы описываете его способности в решении определенных задач и перечисляете его основные достижения, упоминаете о достоинствах и недостатках сотрудника, а также о том, какое впечатление он производит в процессе общения и взаимодействия с людьми. Лучше всего, если общие слова будут подтверждены хотя бы одним описанием реальной истории, фактами. Например, Вы хотите отметить аналитический склад ума и творческий подход сотрудника, при этом подтверждаете эти качества историей о том, как он придумал способ оптимизации процедуры поставки товара Вашей компании. А для того, чтобы личностный портрет получился более четким, дайте характеристику и его поведения в различных ситуациях. Каким человеком показал себя этот сотрудник - ответственным, вежливым, приветливым или же ленивым, несговорчивым, неприветливым и язвительным?

И в заключении следует упомянуть о планах сотрудника, и о том, почему Вы считаете этот путь его развития правильным. Объясните, почему Вы рекомендуете именно этого сотрудника для них, и какой вклад он способен внести в их компанию. В итоге укажите, насколько Вы рекомендуете Вашего сотрудника на будущую должность - настоятельно, или же с оговоркой, или же вовсе не рекомендуете. В конце рекомендации оставьте свои контактные данные, дабы в случае необходимости с Вами могли бы связаться. Лучше всего, если рекомендательное письмо будет написано на фирменном бланке с печатью и Вашей подписью.

И напоследок, весь тон и информация рекомендации должны быть профессионально уравновешены и без излишних рассуждений.

КОММЕНТАРИИ: 2

  • Олег 19.02.2014 15:10

    От рекомендательного письма, иной раз, может зависеть 70% успеха на собеседовании. Разумеется, если оно составлено верно. Вообще, чем больше в нем конкретики – тем лучше. Особенно это касается описания достижений соискателя. К сожалению, не все руководители умеют грамотно составлять рекомендательные письма. У меня начальник на прошлой работе прямо спросил меня: «А что в нем писать?»

  • Николай 24.04.2014 01:37

    Я считаю, что при составлении рекомендательного письма ни в коем случае не следует опираться на шаблоны. Чем оригинальнее и интереснее будет рекомендательное письмо, тем больше вероятность, что в конечном счете будет принято верное решение. Естественно, это не значит, что стоит умалчивать о характеристиках, успехах и достижениях сотрудника. Но, описывая их, следует проявить творческий подход.

ДОБАВИТЬ СВОЙ КОММЕНТАРИЙ