Полезная бюрократия: зачем бизнесу много документов?

Полезная бюрократия: зачем бизнесу много документов?

Даже сами бюрократы ненавидят бюрократию. Принцип «без бумажки ты – букашка» не нравится никому. При визите в разнообразные инстанции сразу представляются завалы из папок с документами, через которые придется пробраться, чтобы добиться своего. И коррупция оттуда родом – когда без какой-то печати и подписи на документах невозможно получить желаемое, что вынуждает заплатить чиновнику. Но бюрократия полезна, ее можно и нужно использовать в бизнесе.

Разумно ли применение бюрократии?

Бюрократия советских времен или современная бюрократия в госструктурах избыточна, а все хорошо в меру. Свою эффективность такой подход (ни шага без бумажки) оправдывал при управлении удаленными территориями и разветвленной филиальной сетью.

По классификации социального технолога Владимира Тарасова существует несколько уровней управления организацией. Самый низший – административный, где все завязано на личности руководителя: он должен лично наставлять каждого работника и контролировать все бизнес-процессы.

Более высокий – второй – уровень именно бюрократический, где менеджеру достаточно один раз составить нужную инструкцию, создать правила, проработать распорядительную документацию, чтобы не стоять над душой у сотрудников и каждый раз не подсказывать, что именно делать дальше. Менеджер в этом случае переходит на обезличенный способ управления, делегирует все задачи подчиненным и не участвует в объяснении задач: все итак понятно, ведь есть все необходимые документы, в которых все расписано.

Руководителю потратить время придется единожды – при разработке стандартов, затем работа управленца упрощается и он может успевать больше, увеличивая масштаб компании, открывая дополнительные отделы и филиалы, распоряжаясь дистанционно. Но не только в этом будет полезна бюрократия.

Как добавить бюрократии в свой бизнес и зачем это надо?

Внедрение разумной бюрократии в ваш бизнес стоит начать с организации планомерного учета финансовых потоков. И начинается это еще до создания компании – с детального бизнес-плана. До сих пор нет такого документа, регламентирующего основные статьи расходов и доходов бизнеса? Обзавестись четким планом действий (в том числе в цифровом выражении) нужно обязательно.

Затем бюрократические принципы пригодятся при выстраивании коммуникаций между различными подразделениями вашей фирмы. Пока в компании всего несколько человек, все сидят в одном кабинете и в течение дня по несколько раз обсуждают клиентов и заказы – все под контролем и без документального сопровождения. Но при росте организации стоит наладить документооборот. С его помощью не будет потерян ни один заказ, каждый сотрудник будет в курсе оперативных задач, все ресурсы будут учтены, а действия – запротоколированы.

Вопрос, нужна ли вам бюрократия, отпадет сам собой после того, как будут сорваны сроки поставки для важного клиента или не будут учтены важные нюансы в его заказе. Причем произойдет это просто потому, что один сотрудник забегается и не передаст нужную информацию в соответствующий отдел, другой ни кому не сообщит о телефонном разговоре с клиентом, а третий не отнесет на склад заявку. Если в компании работает четкая система документооборота, вероятность ошибок из-за человеческого фактора минимальна.

Никаких устных заявок и распоряжений – полномочия всех сотрудников должны быть прописаны, зоны ответственности разделены, бизнес-процесс отлажен и каждая его стадия поэтапно расписана в инструкциях. Так проще и самим работникам, и управленцам – все четко и понятно: в документах уже написано, куда бежать и что делать в различных ситуациях. Разбирать устно и лично остается только нестандартные и конфликтные ситуации, что экономит время всего коллектива.

Сегодня использовать бюрократию разумно намного проще – можно заменить бумажки электронным документооборотом. «Умные» программы сами напомнят о том или ином мероприятии, отследят выполнение распоряжения и формирование заказа, проконтролируют сроки. Бюрократия должна работать на благо компании, руководства и сотрудников и это вполне возможно.

Автор статьи: Мария

ДОБАВИТЬ СВОЙ КОММЕНТАРИЙ