Как выстраивается разумная кредитная политика в отношении покупателей?

Как выстраивается разумная кредитная политика в отношении покупателей?

Коммерческое кредитование покупателей: как увеличивать продажи и расширять клиентскую базу, не накапливая финансовые риски. Насколько широко используется коммерческое кредитование в бизнесе. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ситуации на практике.

Контроль дебиторской задолженности

Во-первых, необходимо определить должностное лицо, предоставляющее товарные кредиты покупателям и осуществляющее систематический контроль за ситуацией с ними. Целесообразно эти две функции совместить в работе одного лица (и даже если товарный кредит был одобрен топ - менеджментом где-то за пределами фирмы, полная информация должна быть этому лицу всё-таки передана). Это может быть сотрудник бухгалтерии или финансового отдела, менеджер-аналитик в отделе продаж. Некоторые фирмы держат в штате специально обученного менеджера по управлению дебиторской задолженностью.

Во-вторых, постарайтесь данную работу регламентировать: можно ограничиться Инструкциями и Приказами, а можно разработать Положение по кредитной политике. В любом случае, необходимо сделать акцент на систематичность контроля за предоставленными отгрузками с отсрочкой платежа.

В-третьих, инструменты для работы. Можно использовать таблицы Excel, фиксируя в них контрагентов, суммы предоставленных кредитов, сроки отсрочки и даты возврата. Этот файл разместить в общем доступе с возможностью комментирования ситуации по работе с долгом в динамике. И руководство в любой момент видит, и менеджеры при обращении за следующим заказом клиента.

Программа 1С предоставляет возможность сбора информации о каждом клиенте, в том числе и о долге перед вашей компанией. Есть вариант доработки некоторых версий 1С в соответствии с потребностями компании. В структуре заказа можно добавить дополнительный документ – назвать его, например, ДПД (дата поступления денег) и периодически выводить их в одну общую таблицу. Программа будет самостоятельно считать эти даты в соответствии с внесённой в базу информацией по заключённым договорам.

Вы так старались, а просрочка всё-таки есть? Практика показывает, что злостных неплательщиков всё-таки единицы, и долги стремительно уменьшаются если ими заниматься. Постарайтесь найти выходы на бухгалтерию или финансовый отдел контрагента. Вам разрешили по документам звонить напрямую бухгалтеру? Отлично! Запишите контакты, дайте свой номер телефона.

На начально этапе работы через несколько дней после отгрузки позвоните – поинтересуйтесь – все ли документы переданы. Оперативно реагируйте на требования что-то исправить. По ходу работы вы поймете кому нужно звонить постоянно (например, менеджер положил в стол и забыл передать в бухгалтерию, уехал в отпуск, уволился), а кто работает достаточно чётко.

Для оплаты контрагенту нужен документ, если его нет, то нет и оплаты, как бы правы вы ни были. Если в бухгалтерии покупателя порядок, там проводится работа по анализу сальдо счетов покупателей и поставщиков на конец отчётного периода – но зачастую это не так. При финансовых трудностях приоритеты оплаты будут отданы всё же тем кто звонит и пишет по вопросу долга.

Клиент просрочил и не предупредил? Не ждите ещё пару дней, позвоните, поинтересуйтесь почему, пусть укажут когда оплатят. Опять не платят? Попросите руководство переговорить с директором, главным бухгалтером покупателя. В конце концов пишите вместе с юристом претензию и отправляйте. Те, кто оплатить всё-таки заинтересован, оплатят уже на данном этапе, ну а если нет…то нечего и время терять. Встречайтесь уже в суде.

Анализ работы с клиентами на отсрочке платежа

Проанализируйте, как минимум, рентабельность продукции и рентабельность продаж. Ведите управленческий учёт транспортных расходов в разрезе контрагентов. Включите в себестоимость продукции другие дополнительные расходы по данному клиенту (подарки, командировки). Часто рентабельность продаж по клиенту низкая в сравнении с другими, а он ещё и на отсрочке. Если вы не сохраняете рынок географически и это не перспективный клиент, да ещё и товар можно продать дороже, переводите его на предоплату, объяснив ситуацию. Но есть и другие ситуации.

Вариант первый

Клиент – крупное платёжеспособное предприятие, вы долго ждали возможности с ним работать, приложили немало усилий, чтобы завоевать его расположение.

Ваш вариант договора никто и не собирается рассматривать, вам предлагают свой договор на подписание, так как в этой компании есть чёткие стандарты работы с поставщиками. Конечно, вы договор подписываете и с нетерпением ждёте первой отгрузки.

Такие клиенты, как правило, платят в строго указанные договором сроки, давая вашей компании значительные оборотные средства (например, к сроку перевода заработной платы сотрудникам).

Совет первый – внимательно читайте договор. Например, если компания платит 10 числа второго месяца после отгрузки (подобные схемы очень любят предлагать предприятия с участием иностранного капитала), подсуетитесь, «напрягите» менеджеров собрать заказ до 30-31 числа, оформив отгрузочные документы текущим месяцем, а не 1-2 числом следующего, устроив себе тем самым временной лаг получения денег в 30 дней.

Совет второй – внимательно относитесь к отгрузочным документам. Крупные компании не гибки в данном вопросе, у них, как правило, стоят базы с ограниченными правами пользования у разных сотрудников, любая корректировка требует длительного согласования. То есть, если вас просят, чтобы в товарной накладной номенклатура звучала также как в приложении к договору, позаботьтесь об этом заранее (добавьте в вашу программу 1С номенклатуру в соответствии с их условиями, чтобы потом спокойно распечатывать унифицированные формы отгрузочных документов).

Правильность оформления счетов, счетов-фактур, актов и товарных накладных тоже никто не отменяет. Крупные фирмы возмещают огромные суммы НДС, соответственно и внимание налоговой инспекции к ним повышенное. «Формальный признак» может стать отказом к возмещению.

Не подводите своих контрагентов, например, если у вас подписанием отгрузочных документов до этого занимался только главный бухгалтер или генеральный директор, то все другие подписи не действительны, соответственно, и документы тоже. В противном случае, заранее позаботьтесь о наличии не просроченной доверенности на других лиц.

Вариант второй

Вы очень нужны клиенту. Но именно как поставщик, дающий отсрочку. В данном случае попросите все его учредительные документы и бухгалтерский баланс за последние 3 года. Если данные баланса позволяют, сделайте экспресс-диагностику финансового состояния предприятия в динамике.

Навяжите свой вариант договора клиенту, в котором пропишите существенные штрафные санкции за просроченные оплаты.

Постарайтесь продавать по более высоким ценам.

Введите так называемый период пробных поставок – отгружайте небольшими партиями с отсрочкой платежа 5 – 10 дней.

Пришли деньги за предыдущую отгрузку – оформите новый заказ.

Вариант третий

Обычный клиент – «могу работать с вами, могу с ними». Договаривайтесь, постарайтесь выделить свои конкурентные преимущества. Все ситуации и советы, описанные ранее, не забывайте.

Очевидно, что грамотно оформленные и вовремя предоставляемые отгрузочные документы станут вашим плюсом. Целесообразно начинать работу всё-таки с предоплаты. Не хотят? И договор пока рассматривается руководством, а они очень просят отгрузку, тогда требуйте гарантийное письмо, и именно оригинал к моменту отгрузки. Предварительно пусть пришлют копию по факсу – обязательно проверьте правильность номера счёта, суммы, включения в письмо даты оплаты.

Предоставьте им дополнительно реквизиты для оплаты. Письмо должно быть подписано генеральным директором, если это сделало другое лицо – просим копию доверенности. На первоначальном этапе не даём отсрочку более 3 дней, и сумма заказа не должна быть внушительной.

Автор статьи: Мария

ДОБАВИТЬ СВОЙ КОММЕНТАРИЙ